חוק פארטו (הידוע גם בתור כלל 80/20) הוא תופעה שקובעת שכ-80% מהתוצאות מגיעות מ-20% מהסיבות. במאמר זה, אנו מפרטים כיצד ניתן להשתמש בעקרון זה כדי לתעדף משימות ומאמצים עסקיים.
כשאתה נכנס למשרד בבוקר, מה הדבר הראשון שאתה עושה? רוב האנשים דבר ראשון יכינו לעצמם כוס קפה, בודקים את האימייל שלהם ומתעדפים את המשימות שלהם לאותו יום. אבל באילו טכניקות אתה משתמש כדי לזהות מה צריך לעשות קודם?
טכניקה נפוצה אחת נקראת עקרון פארטו, הידוע גם בתור כלל 80/20. טכניקה זו יכולה לעזור לך לקבוע ולתעדף את המשימות בעלות ההשפעה הגבוהה ביותר שלך, ולהגדיל את הפרודוקטיביות שלך לאורך היום.
מהו חוק פארטו?
חוק פארטו קובע שעבור תוצאות רבות, בערך 80% מההשלכות נובעות מ-20% מהגורמים. במילים אחרות, לאחוז קטן מהסיבות יש השפעה רבה. חשוב להבין את הרעיון הזה מכיוון שהוא יכול לעזור לך לזהות אילו יוזמות לתעדף כדי שתוכל להשפיע בצורה הטובה ביותר.
מאיפה מגיע עיקרון פארטו?
עקרון פארטו פותח על ידי הכלכלן האיטלקי Vilfredo Pareto בשנת 1896. פארטו ציין כי 80% מהקרקעות באיטליה היו בבעלות של 20% מהאוכלוסייה. הוא גם היה עד להתרחשות זו עם צמחים בגינה שלו – 20% מהצמחים שלו נשאו 80% מהפרי. יחס זה מתואר בצורה מתמטית בצורה הטובה ביותר כהתפלגות חוק הכוח בין שני גדלים, שבה שינוי בכמות אחת מביא לשינוי רלוונטי לשנייה.
תופעה זו מכונה גם בכמה שמות שונים:
- חוק פארטו
- כלל 80/20 (הנפוץ ביותר)
- חוק המעטים החיוניים
- עקרון דלילות הגורמים
- כלל 80/20 אינו משוואה מתמטית פורמלית, אלא יותר תופעה מוכללת שניתן לראות בכלכלה, עסקים, ניהול זמן ואפילו ספורט.
דוגמאות כלליות לעקרון פארטו:
- 20% מצמח מכילים 80% מהפרי
- 80% מהרווחים של החברה מגיעים מ-20% מהלקוחות
- 20% מהשחקנים מביאים ל-80% מהנקודות שהושגו
איך אתה יכול להשתמש בכלל 80/20
בעוד שכלל 80/20 חל כמעט על כל תעשייה, עיקרון פארטו נמצא בשימוש נפוץ בעסקים ובכלכלה. הסיבה לכך היא שכלל 80/20 מועיל בקביעת היכן אתה יכול למקד את המאמצים שלך כדי למקסם את התפוקה שלך.
הבסיס של עקרון פארטו קובע ש-80% מהתוצאות מגיעות מ-20% מהפעולות. אם יש לך סוג של עבודה שניתן לפלח למנות קטנות יותר, עקרון פארטו יכול לעזור לך לזהות איזה חלק בעבודה זו הוא המשפיע ביותר.
להלן מספר דוגמאות כיצד להשתמש בכלי בפועל.
פרודקטיביות
אתה יכול להשתמש בכלל 80/20 כדי לתעדף את המשימות שאתה צריך לבצע במהלך היום.
הרעיון הוא שמתוך כל רשימת המשימות שלך, השלמת 20% מהמשימות הללו תגרום ל-80% מההשפעה שתוכל ליצור לאותו יום. אז כדי להשיג את מירב ההשפעה, זהה לאילו משימות יש את ההשפעה הגדולה ביותר על הצוות שלך והתמקד באלו במשך היום.
כדי לעשות זאת, רשום את כל הדברים שאתה צריך לעשות באותו יום. לאחר מכן זהה לאילו מהמשימות הללו יש את ההשפעה הגבוהה ביותר. האם כל אחת מהמשימות שלך כוללת שיתוף פעולה עם חברי צוות אחרים? האם יש משימות כלשהן בצלחת שלך שחוסמות פרויקטים להתקדם? משימות אלו עשויות להיות פשוטות בביצוע, אך הן יכולות להשפיע רבות על שאר הצוות בכך שהיא מאפשרת לתהליך להמשיך לזרום.
קבלת החלטות
- עקרון פארטו יכול לעזור לך לקבל את ההחלטות הטובות ביותר במהלך תהליך פתרון הבעיות. כאשר ישנן סיבות רבות ושונות לבעיה אחת, עקרון פארטו יכול לעזור לך לתעדף פתרונות. להלן מספר שלבים כיצד זה עובד:
- זהה את הבעיות שהצוות שלך חווה. אלו הבעיות שאתה מנסה למצוא להן פתרון בתהליך קבלת ההחלטות הזה.
- זהה את הגורמים לבעיות אלו. בעזרת כלי כמו תהליך 5 Whys, מצא את כל הגורמים לבעיות שאתה מנסה לפתור.
- חלק את הבעיות שלך לקבוצות דומות. אם חלק מהסיבות לבעיות שאתה מנסה לפתור יכולות להיכלל בקטגוריות דומות, השתמש בזה כהזדמנות לקבץ אותן יחד. זה יכול לעזור לך להחליט אם פתרון אחד יכול לפתור בעיות מרובות.
- הקצה ערך לכל אחת מהבעיות הללו בהתבסס על ההשפעה על העסק. הערך יכול להיות פשוט כמו מספר בין 1-10, או ערך כספי בפועל כדי לציין את החשיבות.
פתח תוכנית להתמקד ב-20% המובילים מהבעיות המשפיעות על העסק. הרעיון הוא שפתרון אחד יכול לפתור בעיות מרובות. בהתבסס על הערכים שהקצית לכל בעיה, חשב אילו מהם נמצאים ב-20% העליונים. לאחר שזיהית את הבעיה העיקרית, פתח תוכנית ליצירת פתרון שיכול להביא ל-80% מהתוצאות באמצעות אסטרטגיות לפתרון בעיות.
דוגמה כיצד להשתמש בכלל 80/20 לקבלת החלטות:
תאר לעצמך שאתה עובד בחברת מסחר אלקטרוני. אתה מסתכל על 100 תלונות שירות מהלקוחות האחרונים שלך, ושם לב שעיקר התלונות נובעות מהעובדה שלקוחות מקבלים מוצרים פגומים. הצוות שלך מחשב את סכום ההחזרים שניתנו עבור המוצרים הפגומים שלך ומגלה שכ-80% מההחזרים שניתנו היו עבור מוצרים שניזוקו. החברה שלך רוצה להימנע מעיבוד החזרים עבור מוצרים מקולקלים, אז אתה הופך את הבעיה הזו לפתרון בראש סדר העדיפויות.
הצוות שלך מחליט לעדכן את האריזה כדי להגן על המוצרים שלך במהלך המשלוח, מה שפותר את הבעיה של לקוחות שמקבלים מוצרים פגומים.
בקרת איכות
ניתוח Pareto ותרשים Pareto הם כלי מפתח המשמשים במתודולוגיית בקרת האיכות Six Sigma.
במתודולוגיית Six Sigma, שימוש בתרשים Pareto יכול לעזור לך לדמיין את הנתונים שלך כדי לזהות כיצד לתעדף פעולות. המטרה העיקרית של Six Sigma היא להפחית את כמות השונות בתהליך במטרה להגדיל את כמות הייצור. תרשימי פארטו נפוצים במתודולוגיית Six Sigma מכיוון שאתה יכול לזהות במהירות מהן רוב הווריאציות בתהליך.
יתרונות השימוש בעקרון פארטו
היתרון הגדול ביותר של שימוש בחוק Pareto הוא שאתה יכול ליצור את כמות ההשפעה המקסימלית עם כמות העבודה הנמוכה ביותר. זה יכול לאפשר לצוות שלך לעבוד בצורה יעילה יותר ולהישאר ממוקד ביוזמות ספציפיות.
כלל 80/20 יכול לעזור למדדים שלך להגדיל בפחות זמן, פשוט על ידי תעדוף יוזמות בסדר הנכון.
יתרונות נוספים של שימוש בעקרון פארטו:
- סדרי עדיפויות ברורים גם לך וגם לצוות שלך
- פרודוקטיביות יומית מוגברת
- יכולת לחלק את העבודה שלך למקטעים ניתנים לניהול
- אסטרטגיה ממוקדת יותר
חסרונות השימוש בכלל 80/20
ישנה פרשנות שגויה נפוצה של עקרון פארטו לפיה עם 20% מהמאמץ, אתה יכול להשיג 80% מהתוצאות. זה לא בהכרח המצב. המספרים של 20 ו-80% אינם מתייחסים לכמות המאמץ שאתה משקיע, אלא לגורמים ולהשלכות שאתה עובד עליהם. המטרה היא לא למזער את כמות המאמץ, אלא למקד את המאמץ שלך בחלק מסוים של העבודה כדי ליצור השפעה גדולה יותר. אתה עדיין צריך להשקיע 100% מהמאמץ ב-20% ההתמקדות האלה כדי להשיג 80% מהתוצאות.
חיסרון נוסף של כלל 80/20 הוא שלפעמים חברי הצוות יכולים להיות מרוכזים מדי ולאבד את הראייה לגבי משימות אחרות. אם תתמקדו רק במשימות החשובות ותניחו בצד את המשימות הפחות חשובות, כמו מיילים והתכתבויות אחרות, דברים יכולים ללכת לאיבוד. האתגר הוא למצוא את האיזון הנכון בין השימוש בכלל 80/20, ולעבור את שאר המשימות שלך – גם אם הן לא מביאות ל-80% מהתוצאות. כדי להילחם בזה, אתה יכול להשתמש בטכניקות כמו טיימסבוקס או שיטת Getting Things Done (GTD).
